lunes, 3 de septiembre de 2012

10 razones de por qué usar Gmail

Esta vez, voy a hablar de gmail a petición de "la vecina".  Mucha gente se acerca a mi con el fin de crearles su página Web y administrar sus correos, y en éste último rubro siempre recomiendo usar la infraestructura de correo de Google, es decir gmail o Google Apps en su versión personalizable con tu propio dominio (usuario@miempresa.mx por ejemplo).  Y voy a ser lo más claro posible al explicar sus diferenciadores:

  1. Está siempre en línea. Por largos años, cuando se piensa en correo empresarial o de negocio, se piensa en Outlook o en Lotus principalmente.  No critico ninguna de las dos estructuras, son excelentes, día con día van mejorando y ofreciendo nuevos servicios, pero siempre llego al tema de la disponibilidad.  Aun cuando se trabaje en un  esquema redundante de alta disponibilidad en algún Data Center de renombre, siempre pasa algo que hace sufrir a la gente de sistemas.  Ya sea la caída de algún servidor, algún bloqueo por correo no deseado o simplemente la migración a una nueva versión en el mercado. Con google nunca he lidiado con ello y siempre está en línea.
  2. Excelente manejo del SPAM (Correo no deseado).    Yo tengo varias cuentas de correo: Hotmail, Yahoo, Gmail, Prodigy, empresarial (basada en MS Exchange) y en la única cuenta que rara vez cae SPAM es en Gmail.  Las demás, hay que lidiar con correo basura diario . 
  3. Sincronía entre todos tus dispositivos.  Ya sea que sólo tengas tu celular y la computadora del trabajo, o que tengas varios gadgets además de tus computadoras, tu dispositivo siempre te indicará si ya atendiste tu correo o no. No hay que lidiar con sistemas complejos.  Simplemente dar de alta tu cuenta en tu dispositivo y si ya leíste o archivaste tus correos, aparecerán como leídos o archivados en cualquier dispositivo.
  4. No borres, archiva.  Es un tema que a muchos consume mucho tiempo.  ¿Qué hago con este correo? No es tan importante, pero si lo borro y ¿luego lo necesito? Con Gmail no te preocupas, "archívalo".  Tienes hoy en día cerca de 10 Gb de almacenamiento y cada día va creciendo.  Para algunos puede ser poco, pero para la mayoría es más que suficiente para no preocuparse el resto de sus días.  Gmail trabaja con etiquetas, y una de ellas se llama "Inbox".  Si uno "archiva" un correo simplemente le quita la etiqueta de "Inbox" y ya no aparece en tu carpeta de entrada.  Pero el correo seguirá existiendo.
  5. Etiquetas. Las etiquetas son otro medio de orden.  ¿Cómo ordenas tus "carpetas" en Outlook? Claro! Los correos de Alex, tu compañero de trabajo, los almacenas en la carpeta de Alex.  Pero cuando creas la carpeta de proyectos especiales, donde Alex también está trabajando y Alex te manda un correo... ¿en dónde los metes? Y ahí empieza el desorden.  Por que ya no vas a saber dónde buscar.  Gmail lo resuelve con etiquetas, cada correo puede tener más de una etiqueta. Así que mi correo lo etiqueto como Alex y como Proyectos especiales, y por donde lo busque lo voy a encontrar.
  6. Búsqueda.  Si algo sabe hacer Google es ordenar grandes cantidades de información para encontrar fácilmente lo que estás buscando.  Como prueba, se ha vuelto el buscador por excelencia y el Gmail no es la excepción.  Puedes encontrar tu correo por persona, por palabra, por fecha, por etiqueta o cualquier combinación que se te ocurra y a una velocidad casi instantánea.
  7. Filtros.  Los filtros no son nada nuevo.  Lo que hace la diferencia son el elemento de las etiquetas.  Ya que con cada filtro se puede aplicar una o varias etiquetas además de las acciones clásicas como reenvío a otra cuenta, borrado o archivado, tratarlo como leído, etc.  Además que puedes darle un tratamiento, como "importante" o manejar estrellas para diferenciarlo.
  8. Buzón Inteligente(Inbox Type). Gmail te da la opción de acomodar tu correo dependiendo de la prioridad o relevancia de tu correo y ésto lo hace de muchas maneras, desde poner primero con quien más interactúas, poner hasta arriba los no leídos o hasta por que tu le especificaste que siempre que te llegue un correo de tu abuelita (que nunca manda correos) te lo ponga como muy importante para contestarle cuanto antes.
  9. Calendario y contactos. Constantemente escucho gente que perdió sus contactos y sus citas que estaban en su smartphone.  Esto no vuelve a pasar si lo sincronizo con mi cuenta de Gmail.  Ahí manejo mis contactos y mi agenda y, nuevamente, quedan sincronizados entre todos mis dispositivos.  Se pierde el smartphone o simplemente toca cambiarlo y no hay por que sufrir. Simplemente se sincroniza con tu cuenta de Gmail y nuevamente tienes tus contactos, tus citas y obviamente tu correo.
  10. Aplicaciones. Esto es algo que muy poca gente aplica.  Alrededor de Google Apps en cualquiera de sus versiones hay aplicaciones empresariales de muy bajo costo.  Desde contabilidad hasta manejo de clientes pasando por toda una gama de aplicaciones que se fusionan con gmail "nativamente".  Inclusive con un poco de paciencia se pueden encontrar aplicaciones con licenciamento gratuito o restringido pero que cumplen con la necesidad del negocio.
Claro que tiene sus pormenores... por ejemplo, la versión gratuita sólo acepta 10 cuentas de correo con tu dominio... a partir de la 11 todas se vuelven de paga y hay que pagar anualmente USD$50.00 por cuenta si no obtienes algún buen trato económico por parte de Google.  Otro es que para tenerlo en línea, hay que tener internet siempre, aun cuando cada día es más común tener internet en cualquier lugar, también existe la versión de sincronía offline si fuera necesario.

Estas son algunos de los principales diferenciadores de Gmail o Google Apps, créanme... hay muchos más. Si estas pensando migrar de plataforma de correo, te sugiero pruebes las características de una cuenta de Gmail,  si te acomodas no dudes en migrar.  Hay que decirlo, he tenido clientes que han regresado a su correo POP3, simplemente por que llevan 20 años haciéndolo así, o algún otro que para tener su correo seguro lo tiene en tres laptops diferentes.

Hay mucha información en la ayuda en línea de gmail pero para cualquier duda con gusto atiendo sus comentarios en twitter @aorosa

Soy Alex Orosa
@aorosa

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